Sisällön hyväksyntä: prosessi, joka ei kyllästytä

Hyväksyntäprosessi toimii, kun kolme asiaa on sovittu ennen kuin briiffi lähtee: yksi nimetty henkilö hyväksyy sisällön, vastausaika on luvattu ja on selvää, mitä muutoksia brändi saa pyytää. Muu on yksityiskohtia. Ilman näitä kolmea sisällön hyväksyntä on kampanjan hitain vaihe ja juuri se, jonka tekijä muistaa seuraavalla kerralla.

Alla on prosessi, jonka voit ottaa käyttöön sellaisenaan: kuka päättää, mihin mennessä, millä perusteilla, mikä on perusteltu muutospyyntö, mistä maksetaan erikseen ja miten julkaisupäivä saadaan pysymään paikallaan.

Miksi hyväksyntäkierrokset venyvät?

Hyväksyntä ei yleensä kaadu siihen, ettei sisällöstä pidetä. Se kaatuu siihen, että tiedosto makaa sähköpostissa, kun kolme ihmistä selvittää kenelle päätös kuuluu. Tekijä, joka varasi tiistai-illan kuvauksiin ja torstaiaamun editointiin, istuu vastaamattoman viestin ja liukuvan julkaisupäivän kanssa.

Toinen tyypillinen ongelma on tiputeltu palaute. Markkinointipäällikkö kommentoi maanantaina, tuotepuoli lisää ajatuksen keskiviikkona ja perjantaina tulee vielä juridinen huomio, joka kumoaa molemmat. Jokainen kierros maksaa tekijälle työtunteja, eikä mikään niistä kuulunut sovittuun laajuuteen.

Nimeä yksi päättäjä ennen kampanjan avaamista

Kirjoita nimi briiffiin: tämä henkilö hyväksyy sisällön. Ei tiimi eikä yhteinen sähköpostilaatikko, jota neljä ihmistä lukee puolittain. Muut saavat kommentoida, mutta he kommentoivat nimetylle henkilölle, joka poistaa ristiriidat ja lähettää yhden vastauksen.

Nimeä myös varahenkilö, jolla on sama päätösvalta. Suomessa heinäkuu ja joulun molemmin puolin olevat viikot pysäyttävät kampanjan muuten helposti kahdeksi viikoksi. Jos hyväksyjä on lomalla viikolla 28, kerro se briiffissä ja siirrä deadline ennen kuin tekijä suunnittelee aikataulunsa sen varaan.

Hyvässä kampanjabriiffissä hyväksyjän nimi, vastauslupaus ja julkaisupäivä ovat ensimmäisellä sivulla, eivät liitteessä.

Lupaa vastausaika ja pidä siitä kiinni

Kaksi arkipäivää on kohtuullinen lupaus yhdestä julkaisusta tai lyhyestä videosta. Kirjoita se briiffiin ja pidä siitä kiinni samalla tavalla kuin odotat tekijän pitävän toimituspäivästä. Jos tuote vaatii juridisen tarkistuksen, kerro se ja lupaa viisi arkipäivää sen sijaan, että teeskentelet kahta.

Lupaus suojaa myös sinua. Tekijä, joka tietää vastauksen tulevan torstaina, ei lähetä kolmea muistutusviestiä keskiviikkona.

Kokoa kommentit yhdeksi listaksi

Kerää kaikki sisäiset kommentit, ratkaise erimielisyydet omassa organisaatiossasi ja lähetä yksi numeroitu lista. Merkitse jokainen kohta joko pakolliseksi tai toiveeksi ja kerro perustelu.

• Pakollinen: tuotenimi on kirjoitettu väärin, merkintä kaupallisesta yhteistyöstä puuttuu, taustalla näkyy kilpailijan pakkaus.
• Pakollinen: kuvatekstin tarjous ei vastaa verkkosivun tarjousta.
• Toive: muki toimisi paremmin kuvan vasemmassa laidassa.

Numerointi antaa tekijälle mahdollisuuden vastata kohta kohdalta ja kertoa, mistä hän on eri mieltä. Pitkä kommenttiproosa luetaan kerran ja muistetaan puoliksi.

Mikä on perusteltu muutospyyntö?

Perusteltu muutos on asiavirhe, lakisääteinen asia tai jotain, mikä luki jo briiffissä. Kaikki muu on mieltymys, ja mieltymyksistä neuvotellaan.

• Faktat: hinta, tuotenimi, ainesosat, aukioloajat, tarjouksen ehdot.
• Laki: markkinoinnin on erotuttava markkinoinniksi, joten merkintä kaupallisesta yhteistyöstä ja alustan oma yhteistyötyökalu eivät ole vapaaehtoisia.
• Briiffi: sovitut julkaisut, kanavat, tunnisteet ja julkaisuikkuna.
• Bränditurvallisuus: näkyvä kilpailija, vaarallinen demonstraatio tai väite, jota tuote ei kestä.

Kuvatekstin kirjoittaminen uusiksi brändin omalle kielelle on muutoksista se, joka todennäköisimmin pilaa tuloksen, koska yleisö kuulee eron heti. Jos kiusaus toistuu kampanjasta toiseen, kyse on isommasta kysymyksestä: kuinka paljon vapautta tekijälle annetaan.

Milloin korjauksesta tulee lisätyötä?

Sovi kierrosten määrä kirjallisesti ennen kuvauksia. Kaksi kierrosta toimitettavaa sisältöä kohden on tavallinen sopimus, ja useimmat kampanjat käyttävät yhden. Kolmas kierros, joka johtuu brändin mielenmuutoksesta, on uutta työtä.

Hinnoittele se kuten alkuperäinen. Jos UGC-video ostettiin 300 eurolla, uudella käsikirjoituksella tehty uusintakuvaus on käytännössä uusi video: UGC-videon suuntaa antava hinta on noin 100-500 € videolta pituuden, editoinnin ja käyttöoikeuksien mukaan. Pienemmät muutokset, kuten uusi lopetus tai toinen kehotus, ovat yleensä osapalkkio. Selkein tapa on kirjata laajuus ja lisätyön hinta kirjalliseen sopimukseen aikataulujen rinnalle ja käsitellä korjauskierroksia ja työn laajuutta hinnoiteltuna asiana eikä hyväntahtoisuutena.

Julkaisupäivä, joka ei liiku

Valitse päivä yhdessä tekijän kanssa ja puolusta sitä sen jälkeen. Jokainen hyväksynnässä menetetty päivä täyttää tekijän kalenterin muilla töillä, ja torstai-illaksi suunniteltu julkaisu päätyy lauantaiaamuun, jolloin kukaan ei katso.

Jos sisäinen aikataulu ei kerta kaikkiaan kestä, siirrä päivää kerran, kirjallisesti ja uuden hyväksyntädeadlinen kanssa. Toinen siirto kertoo tekijälle, että deadlinesi ovat ehdotuksia, ja seuraava kampanja hinnoitellaan sen mukaan.

Yhteenveto

Nimeä hyväksyjä, lupaa vastausaika, lähetä yksi lista, erota pakollinen toiveesta, hinnoittele lisätyö ja pidä päivästä kiinni. Siinä on koko prosessi, ja se mahtuu briiffin yhdelle sivulle. Jos haluat aikataulun, palkkion ja toimitetut tulokset samaan paikkaan sähköpostiketjun sijaan, katso miten CastersApp toimii yrityksille ja rakenna hyväksyntävaiheet kampanjaan heti alusta.

Usein kysyttyä

Kuinka nopeasti brändin pitäisi hyväksyä vaikuttajan sisältö?

Kaksi arkipäivää on kohtuullinen lupaus yhdestä julkaisusta tai lyhyestä videosta ja viisi arkipäivää silloin, kun tarvitaan juridinen tarkistus. Kirjaa valitsemasi aika briiffiin ja pidä siitä kiinni.

Montako korjauskierrosta palkkioon kuuluu?

Kaksi kierrosta toimitettavaa sisältöä kohden on yleisin sopimus, ja jokainen kierros lähetetään yhtenä koottuna kommenttilistana. Brändin mielenmuutoksesta johtuvat muutokset toimituksen jälkeen ovat uutta työtä ja hinnoitellaan erikseen.

Saako brändi vaatia muutoksia tekijän kuvatekstiin?

Brändi voi vaatia asiavirheiden korjaamista, lakisääteistä merkintää kaupallisesta yhteistyöstä ja niitä asioita, jotka luettiin jo briiffissä. Koko kuvatekstin kirjoittaminen uusiksi brändin äänellä on yleensä huono vaihtokauppa, koska yleisö huomaa sävyn vaihdoksen.

Kuka hyväksyy sisällön, kun markkinointipäällikkö on lomalla?

Nimeä briiffiin varahenkilö, jolla on sama oikeus sanoa kyllä. Suomessa tämä korostuu heinäkuussa ja joulun ympärillä, jolloin nimeämätön varahenkilö voi pysäyttää kampanjan kahdeksi viikoksi.