Vaikuttajat tapahtumaan ja festivaaleille: käytännön opas

Vaikuttajat toimivat tapahtumissa ja festivaaleilla parhaiten, kun yhteistyö kattaa kolme vaihetta. Ennen tapahtumaa tekijät lisäävät tunnettuutta ja myyvät lippuja. Tapahtuman aikana tarinat ja lyhyet videot näyttävät tunnelman reaaliajassa. Jälkikäteen koostesisältö pitää tapahtuman esillä ja kasvattaa kiinnostusta seuraavaa kertaa kohtaan. Suunnittele kaikki kolme alusta asti, äläkä kutsu tekijöitä vain yhdeksi päiväksi.

Tässä oppaassa käymme läpi sisällön eri vaiheisiin, lippuarvonnat, tekijäpassit ja akkreditoinnin, aikataulut, käyttöoikeudet ja sadesuunnitelman niin festivaalikesään kuin talven sisätapahtumiin.

Mitä vaikuttajat voivat tehdä tapahtumalle?

Päätä ensin, mitä tarvitset eniten, sillä se ratkaisee, keitä kutsut ja milloin:

• Lipunmyynti. Sisältöä ennen tapahtumaa, selkeä linkki lippuihin ja syy ostaa nyt.
• Uusi yleisö. Tekijöitä, joiden seuraajat eivät vielä käy tapahtumassasi, esimerkiksi lapsiperheitä musiikkifestivaalille, jolle on tullut lasten alue.
• Näyttö tunnelmasta. Reaaliaikainen sisältö näyttää, mistä jää paitsi, ja auttaa myymään seuraavien päivien jäljellä olevat liput.
• Sisältöä omiin kanaviin. Kuvia ja videoita myöhempään käyttöön, kunhan oikeuksista on sovittu.
• Näkyvyys kumppaneille. Sponsorit ja ruokamyyjät huomataan luontevassa sisällössä, eivät vain logoina.

Millainen sisältö toimii ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen?

Ennen tapahtumaa sisällöllä on yksi tehtävä: saada ihmiset ostamaan lippu tai merkitsemään päivä kalenteriin. Anna tekijöille lippulinkki, ohjelman kohokohdat ja mahdollinen takaraja, kuten hinnan nousu.

Tapahtuman aikana nopeus on tärkeämpää kuin viimeistely, ja tarinat ovat luonteva muoto. Jälkikäteen hyvin editoitu kooste voi kerätä katselukertoja kuukausia ja toimii ennakkomaistiaisena ensi vuodelle.

Miten järjestät lippuarvonnan tekijän kanssa?

Arvonta tekijän tilillä on helppo tapa herättää kiinnostusta ennen tapahtumaa. Pidä se selkeänä ja reiluna:

• Sovi, kuka järjestää arvonnan ja kuka toimittaa palkinnon, yleensä tapahtuma itse.
• Kirjoita lyhyet säännöt: miten osallistutaan, milloin osallistumisaika päättyy, miten voittaja valitaan ja milloin hänet julkistetaan.
• Noudata kanavan omia arvontoja koskevia sääntöjä.
• Merkitse julkaisu kaupalliseksi yhteistyöksi, sillä myös arvonta on markkinointia.
• Järjestä arvonta hyvissä ajoin, jotta voittajat ja heidän kaverinsa ehtivät suunnitella matkan.

Miten tekijäpassit, akkreditointi ja aikataulut toimivat?

Isommilla festivaaleilla on usein akkreditointi medialle, ja tekijät ansaitsevat yhtä järjestelmällisen kohtelun. Päätä, mitä tekijäpassi sisältää, ja kirjaa se ylös:

• Mille alueille passi pääsee, esimerkiksi backstagelle, media-alueelle tai rauhalliseen paikkaan lataamaan puhelinta ja editoimaan.
• Saako tekijä ottaa seuralaisen mukaan ja minä päivinä.
• Mistä ja milloin rannekkeet haetaan, ja yhteyshenkilö puhelinnumeroineen.
• Käytännön asiat: pysäköinti tai julkinen liikenne, säilytyslokerot, latauspisteet ja langaton verkko.
• Kuvaussäännöt: esiintyjät ja tapahtuma voivat rajoittaa kuvaamista lavalta tai backstagelta, ja osa alueista voi olla kiellettyjä.

Ilmainen passi on korvaus, joten sisältö merkitään kaupalliseksi yhteistyöksi, tarinoissa jokaiseen ruutuun.

Suunnittele tapahtumapäivän aikataulu

Tapahtumapäivä on kiireinen, eikä hyvä sisältö synny sattumalta. Lähetä jokaiselle tekijälle yhden sivun aikataulu: saapumisaika, kuvaamisen arvoiset ohjelmanumerot, hetket, joista toivot erityisesti tarinoita, kuten porttien avautuminen tai pääesiintyjä, sekä tapahtuman jälkeisten julkaisujen takarajat.

Käytä tapahtuman aikana tarinoiden työkaluja aktiivisesti: sijaintitarraa, linkkitarraa seuraavan päivän lippuihin sekä kysely- ja kysymystarroja seuraajien osallistamiseen. Pyydä tekijöitä ottamaan kuvakaappaukset tarinoiden tilastoista heti, ennen kuin tarinat katoavat 24 tunnin kuluttua. Oppaamme Instagram Stories -kampanjoista kertoo linkeistä, tarroista ja mittaamisesta.

Kuka omistaa sisällön, ja saako tapahtuma käyttää sitä?

Tekijänoikeus jää tekijälle, ja tapahtuma saa käyttää sisältöä vain sovitulla tavalla. Sovi kirjallisesti, saatko jakaa sisällön omissa kanavissasi, käyttää sitä maksetussa mainonnassa tai editoida sitä omiin videoihisi, ja kuinka pitkään. Mainoskäyttö maksaa yleensä erikseen.

Esiintymisiä tai musiikkia sisältävät pätkät voivat vaatia lupia, joita sinä tai tekijä ette voi yksin antaa, joten tarkista asia ennen mainoskäyttöä. Oppaat sisällön käyttöoikeuksista ja vaikuttajasopimuksen tarkistuslista kertovat, mistä kannattaa sopia.

Mikä on sadesuunnitelmasi?

Suomen kesäsää voi muuttua tunnissa, ja ulkofestivaali tarvitsee varasuunnitelman myös tekijöille, ei vain kävijöille.

• Nimeä katetut paikat, joissa tekijät voivat kuvata ja pitää laitteensa kuivina.
• Valmistele sateeseen sopivia sisältöideoita: sadeviitat, tanssi sateessa, festivaalin kodikkain teltta, lämpimät ruokakojut.
• Muistuta tekijöitä ottamaan mukaan vedenpitävä puhelinpussi ja varavirtalähde.
• Jos ohjelma muuttuu tai jotain perutaan, kerro tekijöille nopeasti, mitä he voivat sanoa, jotta seuraajat saavat oikeaa ja yhtenäistä tietoa.

Hyvin hoidettuna sadepäivä voi tuottaa viikonlopun aidointa ja jaetuinta sisältöä.

Festivaalikesä ja talven sisätapahtumat Suomessa

Suomen festivaalikesä on lyhyt, ja moni tapahtuma kilpailee samoista viikonlopuista kesäkuusta elokuuhun. Suositut tekijät varataan aikaisin, joten ota yhteyttä jo keväällä. Valoisat kesäyöt auttavat, sillä iltakeikat voi usein kuvata luonnonvalossa.

Talvella painopiste siirtyy sisätiloihin: konsertteihin, messuille, urheilutapahtumiin ja teatteriin, ja ulkona joulumarkkinoille. Pimeys tekee valaistuksesta tärkeän, ja ulkotapahtumissa pakkanen tyhjentää puhelimen akun nopeasti, joten tarjoa tekijöille lämmin paikka ladata. Markkinoinnin vuosikello kausikampanjoihin auttaa ajoittamaan ennakkosisällön juhlapyhien ja muiden sesonkien mukaan.

Yhteenveto: suunnittele koko kaari, älä vain päivää

Kutsu tekijät ajoissa, anna heille sisältötavoitteet ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen, ja sovi passit, aikataulut, merkinnät ja käyttöoikeudet kirjallisesti. Varaudu sateeseen, pimeyteen ja kylmään, ja kerää tarinoiden tilastot ennen kuin ne katoavat.

Tapahtumat ja festivaalit kuuluvat CastersAppissa julkaistaviin kampanjoihin: kerrot, mitä etsit, mitä tarjoat, esimerkiksi lippuja tai passeja, ja milloin, ja tekijät hakevat mukaan. Katso, miten CastersApp toimii tapahtumajärjestäjille ja muille yrityksille.

Usein kysyttyä

Milloin vaikuttajiin kannattaa ottaa yhteyttä kesäfestivaalia varten?

Ota yhteyttä keväällä, muutamaa kuukautta ennen festivaalia. Suositut tekijät täyttävät kesäviikonloppunsa aikaisin, ja ennakkosisältö tarvitsee muutaman viikon myydäkseen lippuja.

Ovatko ilmaiset festivaaliliput vaikuttajalle maksua?

Ovat, kun liput annetaan sisältöä vastaan. Sisältö on merkittävä kaupalliseksi yhteistyöksi, ja liput voivat olla tekijälle veronalaista tuloa.

Pitääkö jokainen tapahtumasta julkaistu tarina merkitä mainokseksi?

Kyllä, kun kyse on kaupallisesta yhteistyöstä, merkintä kuuluu jokaiseen tarinan ruutuun, koska katsoja voi nähdä minkä tahansa ruudun yksinään. Käytä tekstiä kaupallinen yhteistyö ja tapahtuman nimeä sekä kanavan omaa kaupallisen yhteistyön työkalua.

Saako tapahtuma käyttää vaikuttajan kuvia ja videoita omissa kanavissaan?

Vain tekijän kanssa sovitulla tavalla. Sovi kanavat, lisenssin kesto ja se, kuuluuko maksettu mainonta mukaan, ennen tapahtuman alkua.